Schneller Kanal für vernetztes Wissen

Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme oder digitale Archive setzen viele Unternehmen ein. Sie integrieren ECM-Technologien in eine ganzheitliche IT-Strategie und spielen somit die Stärken eines solchen Systems richtig aus. Denn das bloße „digitale Wegspeichern“ von Dokumenten ist längst überholt. Enterprise Content Management ermöglicht das gezielte Bereitstellen und umfassende Verwalten aller geschäftsrelevanten Informationen. Ziel ist es, das gesamte Wissen des Unternehmens schneller und effektiver zu handhaben, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

Schnellecke Logistics, ein international agierender Logistikdienstleister und Zulieferer der Automobilindustrie mit Stammsitz in Wolfsburg, entschied sich für ein ECM-System, weil mit weltweit mehr als 12 000 Mitarbeitern an über 40 Standorten der flexible und sichere Zugriff auf Informationen unabdingbar ist. „Für uns ist es notwendig, Informationen unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, um einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Geschäftsdaten zu ermöglichen“, erklärt Dennis Hammerich, Leiter des IT Competence Center Zentralsysteme. „Ein Informationsmanagement-System auf Basis von ECM-Technologien wie OS ECM des Anbieters Optimal Systems, das zusätzlich noch weitere Dokumentenmanagement-Funktionen sowie Eingangs- und Archivszenarien bietet, ist deshalb eine große Unterstützung.“

Die Feinguss Blank GmbH führte das ECM-System zunächst für die digitale Archivierung ein. Auftragspapiere wie Lohnscheine, Laufkarten für die Produktion und Prüfberichte für die Qualitätssicherung sowie ausgehende Belege wurden in OS ECM archiviert. „Die realisierte Lösung hat uns von Anfang an so überzeugt, dass wir das Funktionsspektrum und die Einsatzbreite kontinuierlich ausgebaut haben“, erklärt IT-Leiter Wolfgang Ruchti. Das ECM-System ist nach und nach mit den Anforderungen des Riedlinger Herstellers für Feingussteile gewachsen. So wurde aus einer zuerst reinen Archivlösung mit der Zeit eine umfassende Plattform für Informationsmanagement.

Das Ziel, mit ECM-Einsatz Qualität und Sicherheit der Dokumentation zu erhöhen, verfolgte die S-Y Systems Technologies Europe GmbH. Der Regensburger Hersteller von elektronischen und elektrischen Verteilungssystemen für große Automobilhersteller entschied sich für OS ECMum, um die unterschiedlichsten Dokumente über ein Rechtesystem sicher zu verwalten. Außerdem sollten Abläufe wie etwa der Rechnungsprüfungs- oder der Bestellprozess mit Hilfe von Workflows besser abgebildet und beschleunigt werden.

Rechnungseingangsbearbeitung sowie Vertrags- und Beteiligungsmanagement stehen im Fokus der ersten Projektstufe bei Schnellecke Logistics. Der Zulieferer zielt darauf ab, die Transparenz und Effizienz bei der Gestaltung von Beschaffungsprozessen zu erhöhen. OS ECM wird außerdem an ein E-Procurement-System angebunden, um etwa Buchungssätze für die automatische Weitergabe an das Finanzbuchhaltungssystem (Datev) leichter und schneller zu erstellen. Mit Hilfe der Vertragsmanagement-Lösung werden darüber hinaus das Archivieren, Verwalten und das Controlling von Verträgen automatisiert und optimiert. Nicht zuletzt hilft die ECM-Lösung, die IT-Compliance-Anforderungen hinsichtlich Beweis- und Rechtssicherheit, Dokumentationsechtheit sowie Aufbewahrungsfristen von Unterlagen zur erfüllen.

Der erste Projektschritt bei Feinguss Blank fokussierte die digitale Archivierung von Auftragspapieren für die Qualitätssicherung: etwa Lohnscheine, Laufkarten und Prüfberichte. In weiteren Schritten wurde OS ECM an das SAP-ERP-System sowie an spezifische Fachverfahren von Feinguss Blank angebunden. Dabei funktioniert das ERP als führendes System und die ECM-Lösung agiert im Hintergrund. Ein Großteil der in SAP generierten Dokumente wird über OS ECM langfristig archiviert, was das ERP-System entlastet. Rechnungen, Lieferscheine und weitere Dokumente werden von SAP generiert und automatisch der richtigen digitalen Akte in OS ECM zugeordnet. Ausdrucke für den Versand werden zeitgleich zur Archivierung an das ECM-System geschickt. Die Flexibilität der ECM-Lösung ermöglichte es, im Vorfeld eine produktionsähnliche hierarchische Struktur in OS ECM zu konzipieren. So bildet die Anordnung der Kunden-, Teile- und Lieferantenschränke den Produktionsprozess ab. „Mit OS ECM ist es uns gelungen, produktions- und verwaltungsspezifische Ablagestrukturen zu schaffen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, jederzeit die für seinen Arbeitsschritt relevanten Unterlagen per Mausklick zu recherchieren oder einzusehen“, resümiert IT-Leiter Wolfgang Ruchti.

Das Projekt bei Schnellecke Logistics befindet sich noch in der Anfangsphase, Feinguss Blank arbeitet schon sehr lange mit OS ECM und kann über messbare Erfolge berichten. Das ECM-System hat beim Feingussteile-Zulieferer von Feingussteile dazu beigetragen, die Effizienz und die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter deutlich zu erhöhen. Werner Merkl, IT-Leiter bei S-Y Systems Technologies bestätigt, dass „die Handhabung unternehmenskritischer Informationen mit OS ECM einfacher, sicherer und transparenter geworden ist“. Aus diesem Grund werde das System schrittweise zur einheitlichen Plattform für alle Unternehmensinformationen ausgebaut.

ECM spart wertvolle Arbeitszeit, führt zu einer bessere Auskunftsfähigkeit und beschleunigt Freigabeprozessen. Der konsequente Einsatz dieser Systeme erfordert dank der umfassenden Digitalisierung von Dokumenten nur noch einen Bruchteil des ursprünglichen Papierbedarfs und die Ablage in Aktenordnern (Schränke und Archivkeller) wird überflüssig. Durch die zentrale Ablage sämtlicher Informationen in einer Datenbank wird zudem die Pflege doppelter Ablagen vermieden. Studien zufolge bestätigen über 70 % der Firmen mit ECM-Erfahrung Kostensenkungseffekte und über 50 % die Realisierung von Wettbewerbsvorteilen infolge der Einführung einer Lösung für das Enterprise Content Management.

Karsten Renz Mitgründer und geschäftsführender Gesellschafter Optimal Systems, Berlin