Lagerverwaltung

Großhändler Gustav Barth optimiert sein Bestandsmanagement

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Der Metall-Großhändler Gustav Barth musste seine Lagervorräte dem realen Bedarf anpassen und Überbestände vermeiden. Beides schaffte er mit einer maßgeschneiderten Bestandsmanagement-Software.

Mehr als Metall – der Slogan der Gustav Barth GmbH ist Programm. Der Großhändler von Bedachungszubehör, Blechen und Bändern bietet nicht nur umfangreiche Dienstleistungen im Klempner-, Flaschner- und Dachdeckerbereich, sondern er steht auch für kurze Reaktionszeiten und Liefertreue. Saisonal bedingt schwankt die Nachfrage nach Bedachungsmaterial stark. Im Frühjahr und Sommer ist sie höher als im Winter. Um die Lagervorräte dem tatsächlichen Bedarf anzupassen und Überbestände zu vermeiden, hat Gustav Barth für die Bestands- und Dispositionsoptimierung das Programmpaket SNC/Inventory+ eingeführt. Die Software der Sievers-Group ist vollständig in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV integriert. Der Großhändler profitiert unterm Strich von einer schnelleren Disposition und einem verringerten Lagerbestand. Und das ganze bei einer verbesserten Lieferfähigkeit.

Gustav Barth agiert deutschlandweit. Pro Jahr bearbeitet der Großhändler aus Renningen bei Stuttgart rund 120.000 Bestellungen und verfügt über ein umfangreiches Sortiment von 10.000 Artikeln aus dem Klempner- und Bedachungsbereich. 7500 Produkte gehören zum festen Lagerbestand und sind auf sechs Logistikstandorte mit einer Gesamtfläche von 12.000 m² verteilt.

Um eine durchgehend hohe Verfügbarkeit der Artikel zu gewährleisten, müssen die Schwaben zur richtigen Zeit ausreichende Mengen nachbestellen. Vor Einführung der neuen Software plante der Großhändler seine Bestände und den Einkauf ausschließlich auf Basis des ERP-Systems. Die Mitarbeiter legten aufgrund von Erfahrungswerten manuell Höchst- und Mindestbestände für die einzelnen Artikel fest. Darauf aufbauend generierte die IT-Lösung Bestellvorschläge. Da das statische System saisonale Schwankungen im Bedarf nicht in die Berechnungen einbezog, wurden die Sicherheitsbestände häufig zu hoch oder zu niedrig angesetzt. Die geringere Nachfrage nach Bedachungsmaterial im Winter oder die Spitzen im Sommer blieben unberücksichtigt. In der Folge bevorratete der Großhändler oft eine zu große oder zu geringe Zahl an Artikeln, was im Ergebnis zu erhöhten Kapitalbindungskosten oder zu Lieferrückständen führte.

Aus diesem Grund suchte Gustav Barth nach einer geeigneten Lösung, um die Prozesse in Einkauf und Disposition zu optimieren. Die neue Bestandsmanagementsoftware überzeugte bereits im Testlauf. „Die präzise Verkaufsprognose und die schnelle Berechnung des Out-of-Stock-Zeitpunkts einiger unserer Schnelldreher haben uns überzeugt“, erklärt Andreas Votteler, Geschäftsführer von Gustav Barth. Ein weiteres positives Kriterium für die Einführung der Speziallösung war die vollständige Integration in das ERP-System, denn das Programm greift auf alle relevanten ERP-Daten zu und bietet eine flexible und automatische Datenbetrachtung.

Auf der Basis von Verkaufszahlen aus den letzten zwei Jahren und unter Einbindung statistischer Verfahren errechnet das Bestandsmanagement-Paket automatisch die optimale Bestellmenge für einen frei wählbaren Zeitraum. In die Prognose fließen saisonale Schwankungen mit ein. „In kalten Wintern verkaufen wir weniger Artikel, in milden Wintern mehr“, so Votteler. Daher dienen immer zwei Jahre als Grundlage der Berechnung, Ausreißer in der Nachfrage werden durch Algorithmen geglättet. Für die Absatzprognose legt das Programm den vorab definierten Servicegrad eines Artikels zugrunde. Dieser ist individuell einstellbar und gibt an, wie viel Prozent aller denkbaren Bestellungen eines Artikels sofort ausgeführt werden können. Je höher diese Verfügbarkeit, desto größer ist auch der Sicherheitsbestand. „Bei Artikeln, die wenig Platz brauchen und leicht zu lagern sind, stellen wir den Servicegrad relativ hoch ein, bei sperrigen Artikeln niedriger“, so Votteler.

Ein wichtiges Werkzeug, um Bestände zu optimieren und das Sortiment aktuell zu halten, ist die automatische Analysefunktion der Software-Lösung. Sie dient der Klassifikation der Lagerbestände in ABC- und XYZ-Artikel. Erstere werden nach ihrem Anteil am Unternehmensumsatz gegliedert, Letztere danach, wie regelmäßig sie verkauft werden. Das ist besonders für Aktions- oder Saisonware relevant. Das Programm aktualisiert die Kategorisierung der Artikel alle zwei Stunden und liefert damit jederzeit präzise Daten zur Absatzentwicklung und zur Zusammensetzung des Bestands. „Wir sehen sofort, wenn ein Artikel schlechter verkauft wird als ursprünglich angenommen und optimieren entsprechend unsere Sortimentsplanung“, freut sich Votteler.

Dem Hauptsitz von Gustav Barth sind ein größeres und zwei kleine Lager zugeordnet. „Die kleineren Lager bestellen nicht direkt beim Lieferanten, sondern beim Hauptsitz“, sagt Votteler. „Unsere neue Software berücksichtigt diese Lieferketten und nimmt statt Einkaufsbestellungen Umlagerungen vor.“ Umgehend erhält der Hauptsitz eine Information, welche Artikel in den angeschlossenen Lagern benötigt werden. Steht beispielsweise ein größerer Absatz eines Artikels bevor, der in einem kleinen Lager bevorratet wird, kann der Hauptsitz rechtzeitig bestellen. „Dieser Informationsfluss war vor Einführung der Software bedeutend langsamer“, versichert Votteler. Da das Programm mit festen Liefertagen arbeitet, ergibt sich ein geregelter Bestellrhythmus. Besteht die Gefahr, dass ein Artikel schon vor dem festgelegten Liefertermin ausverkauft ist, sendet die Software einen Warnhinweis. Das ist der Fall, wenn der Sicherheitsbestand um 50 Prozent unterschritten ist. Bei diesen Artikeln können die Disponenten außerplanmäßig Nachbestellungen auslösen.

Keine Software-Schulungen notwendig

Der Einkauf von Gustav Barth ist nicht zentral organisiert. Ausgebildete Mitarbeiter sind für Beschaffung und Disposition zuständig und einzelnen Produkten zugeordnet. Durch die vollständige Integration der Bestandsmanagement-Software in das ERP-System musste der Großhändler keine zusätzlichen Software-Lizenzen für die derzeit sechs Einkäufer erwerben. Das ist für die Schwaben ein wirtschaftlicher Vorteil. Darüber hinaus arbeiten die Mitarbeiter weiter mit der bekannten Nutzeroberfläche der ERP-Software. Sie greifen schnell auf alle Daten zu, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Dank der einfachen Bedienung konnten die Mitarbeiter nach einer kurzen Erklärung der Zusatzfunktionen selbstständig mit der IT-Lösung arbeiten. Umfangreiche Schulungen waren nach eigenen Angaben nicht notwendig.

„Durch die neue Software haben wir in der Disposition eine Zeitersparnis von 30 bis 40 Prozent erzielt“, betont Votteler. „Unsere Mitarbeiter können sich nun voll auf wertschöpfende Prozesse konzentrieren.“ Erreicht wird dies durch weniger Artikel im Bestellvorschlag. Waren es früher 40 bis 50 Artikel in einem Vorschlag, sind es heute noch 15 bis 20. Mit der Vorausplanungsoption der Software sind zudem Planungen bis zu vier Wochen im Voraus möglich, was bei anstehenden Urlaubszeiten hilfreich ist. (ub)

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