Durch einen neuen Ansatz der flexiblen Angebotseinholung – unter Berücksichtigung der Lieferantenfähigkeiten – und der kollaborativen Optimierung der Vergabeszenarien ist es möglich, die Wertschöpfung zu erhöhen. Gerade in der Transportlogistik bieten sich mit einem partnerschaftlichen Ansatz mit den Lieferanten große Chancen.
Die Komplexität globaler Lieferketten wächst stetig an. Für die Einkaufsverantwortlichen spielen daher die Wahl der richtigen Beschaffungs- und Verhandlungstechniken eine entscheidende Rolle, um im Wettbewerb bestehen und dauerhaft gute Ergebnisse erzielen zu können. Bei komplexeren Lieferantenstrukturen stoßen dabei klassische Verhandlungstechniken oft an ihre Grenzen. Einsparpotenziale bleiben vielfach ungenutzt.
Für eine optimale Entscheidungsbasis sind tief gehende Analysen sämtlicher Kostenstrukturen innerhalb dieser komplexen Beschaffungsgruppen notwendig. Durch einen neuen Ansatz der flexiblen Angebotseinholung, unter Berücksichtigung der Lieferantenfähigkeiten, und der kollaborativen Optimierung der Vergabeszenarien ist es möglich, die Wertschöpfung zu erhöhen. Gerade in der Transportlogistik bieten sich mit einem partnerschaftlichen Ansatz mit den Lieferanten große Chancen, durch eine Beschaffungsoptimierung Kosten zu senken beziehungsweise weitere Kostensteigerungen zu vermeiden.
Steigende Treibstoffpreise, Mautgebühren, eine Verknappung der Kapazitäten und eine zunehmende Verkehrsdichte sowie steigende Lohnkosten dazu bei, dass die Transportkosten in Europa jährlich um 3 bis 6 % zunehmen. Demgegenüber stehen die niedrigen Margen der Transporteure von 1 bis 3 %, die kaum Spielraum für Preissenkungen erlauben. Aber nicht nur die aktuelle Marktsituation stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Auch der Beschaffungsprozess unterliegt einer steigenden Komplexität.
Die Beschaffung von Transportdienstleistungen ist im Wesentlichen durch drei Prozessschritte gekennzeichnet: Datensammlung und Definition Basispreise und -kosten, Ausschreibungsaufbau sowie Analyse. Bereits bei der Zusammenstellung der entsprechenden Daten zeigt sich, dass in vielen Unternehmen im Bereich Logistik oftmals eine Intransparenz über die verfügbaren Daten vorherrscht. So stammen diese oftmals – Werk- oder Länder basierend – aus unterschiedlichen Systemen und müssen zunächst harmonisiert und mit den Verantwortlichen abgestimmt werden. Beim Aufbau der Ausschreibung ist es extrem wichtig, die Lieferstruktur mit der Leistungsfähigkeit und Zielsetzung der Lieferanten genau abzustimmen. Berücksichtigt werden dabei vor allem Bereiche wie Auslastungsgrad oder der Einfluss der Netzwerke sowie die Kapazitäten der Lieferanten. Schließlich ist es in der Analysephase notwendig, das bestmögliche Vergabeszenario unter den unzähligen Varianten herauszufinden. Dies schließt auch Gespräche mit den Spediteuren und gegebenenfalls erneute Ausschreibungsrunden ein.
Vor dem Hintergrund der sich ständig ändernden Situation in den Beschaffungsmärkten, der steigenden Komplexität der Beschaffungsprozesse und der damit verbundenen Anforderungen an die Einkaufsabteilungen, greifen traditionelle Beschaffungsansätze häufig zu kurz, da sie von unflexiblen Angebotstrukturen ausgehen, die Lieferantenfähigkeiten vielfach nicht optimal erfassen und nutzen. Sie lassen zudem nur eingeschränkte Analysemöglichkeiten zu, die meist preisfokussiert bleiben. Ein weiterer kritischer Faktor, der oftmals unberücksichtigt bleibt, sind die Kosten, die durch unternehmensinterne Vorgaben entstehen. Meist bleibt hier eine notwendige Analyse der Alternativszenarien aus, weil diese bisher gerade bei komplexen Beschaffungsgruppen sehr aufwendig waren.
Trotz stetig steigender Marktpreise lassen sich durch eine Optimierung der Vergabeszenarien und flexible Angebotsstrukturen deutliche Einsparungen realisieren, das zeigen Projekterfahrungen von A.T. Kearney. Auf Basis des Ansatzes „Optimization & Expressive Bidding“ konnten Unternehmen durch die Implementierung kollaborativer Sourcingprozesse durchschnittlich 14 % ihrer Kosten im Transportbereich senken.
Durch eine flexible und kollaborative Angebotseinholung bietet sich für die Lieferanten die Möglichkeit, die Angebotsinhalte an ihre Leistungsfähigkeiten und Interessen anzupassen. Sie werden nicht zum Preisdumping, sondern zur Abgabe innovativer und kreativer Lösungen und Angebote bewegt.
Mit Hilfe innovativer so genannter Optimization-Tools wird eine effiziente und realitätsnahe Modellierung der Rahmenbedingungen zur Auftragsvergabe ermöglicht. Eine schnelle Analyse von Vergabeszenarien erleichtert zudem die Auswertung der Angebote. Durch eine exakte Kostenbestimmung ist eine umfassende Transparenz über die Auswirkungen der Vorgaben möglich, beispielsweise die Anzahl der Lieferanten oder die Bevorzugung eines bestehenden Lieferanten. Die Umsetzung dieses kollaborativen Prozesses lässt sich mit Hilfe unterschiedlicher IT-Tools realisieren und systematisieren, bedingt aber eine umfassendes Expertenwissen über die Beschaffungsgruppe.
Angewandt auf den Frachtbereich ist es zunächst erforderlich, die Kosten-Nutzenmodelle der Lieferanten zu verstehen. Neben Spezialisierungsgrad und Netzwerk-Effizienz sind dies Auslastungsgrad der Lkw-Flotte und finanzielle Kaufkraft für Flottenerweiterungen. Diese Werte- und Kostentreiber der Lieferanten beeinflussen den Angebotsrahmen und zeigen die individuellen Möglichkeiten auf. In der flexiblen Angebotsabgabe werden seitens der Lieferanten alle maßgeblichen Parameter untersucht, beispielsweise die Darlegung von Zuschlägen für zusätzliche Be- und Entladungspunkte, Nachtfahrten oder von Preisnachlässen bei geänderten Spezifikationen wie Lieferzeiten, Bündelung von Transportflüssen und Volumina. Aber auch Fuhrparkangaben und Angaben zu Investitionsabsichten und -möglichkeiten fließen mit ein. Die Optimierung der Gesamtkosten basiert letztlich auf unterschiedlichen Szenarien mit veränderbaren Vorgabebedingungen. So kann das Einkaufsteam unterschiedliche Vergabebedingungen definieren wie die Nutzung oder den Ausschluss spezifischer Transportunternehmen sowie die minimale und maximale Anzahl der Transportunternehmen und Vergabevolumina.
Collaborative Optimization steht für eine partnerschaftliche, effektive Nutzung der Lieferantenfähigkeiten und trägt zur Sicherung langfristiger Geschäftsbeziehungen bei – von der sowohl die Einkaufsteams in den Unternehmen als auch die Lieferanten profitieren. Neben dem Bereich Logistik sind natürlich auch andere komplexe Kategorien wie Verpackungsmaterial, MRO, Rohstoffe oder Telekommunikation dazu prädestiniert, durch diesen kollaborativen Ansatz sonst nicht zu erzielende Einsparungen zu realisieren.
Frank Thewihsen Vice President der A.T. Kearney GmbH, Düsseldorf
Optimierung beruht auf veränderbaren Szenarien
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