Aufbewahrungspflicht gilt auch im Internet

Elektronische Archive gehören längst zur Alltagstechnik. Doch in der Regel lagern in ihnen noch nicht die Inhalte, die ein Unternehmen auf seinen Web-Seiten veröffentlicht. Dabei gibt es gute Gründe, auch diese aufzubewahren. Wer dies tun möchte, braucht eine spezielle Strategie.

„Inhalte auf Webseiten oder Blogs haben dieselben rechtlichen Rahmenbedingungen wie normale Geschäftsinformationen, die nach Aufbewahrungsrichtlinien archiviert werden müssen“, betont Guido Schmitz, Vorstandsmitglied beim Consulting-Unternehmen Pentadoc (Halle 5, Stand B01). Im Internet publizierte Informationen können zum Beispiel steuerrechtliche Bedeutung haben oder bei Haftungsfragen wichtig sein. Als Beispiel nennt ein Pentadoc-Report die Transaktionsdaten von Online-Shops, die handelsrechtlich und steuerrechtlich relevante Originaldaten darstellen.

Daneben kann in den Inhalten auf Web-Seiten wertvolles Wissen stecken. Zum Beispiel wenn sich Mitarbeiter in einem internen Microblog-System über Problemmeldungen und Lösungsszenarien austauschen.

Das alles sind Gründe, warum sich Unternehmen damit beschäftigen sollten, auch die Inf0rmationen auf ihren Online-Seiten dauerhaft aufzubewahren. Für die intern verwendeten Dokumente gibt es in den meisten Firmen bereits Archivierungsstrategien. Für den Web-Content gilt dies noch nicht.

Das liegt zum einen daran, dass die flüchtigen Inhalte auf der Homepage häufig noch nicht in ihrer rechtlichen Relevanz wahrgenommen werden. Zum anderen ist die Speicherung der Daten nicht gerade trivial. „Dynamische Inhalte wie Diskussionsforen oder Wikis wehren sich quasi gegen eine Archivierung“, sagt UIrich Kampffmeyer, ECM-Experte und Geschäftsführer des Beratungshauses Project Consult.

Laut den Experten von Pentadoc ergeben sich anhand der am Markt verfügbaren Lösungsangebote zwei sinnvolle Archivierungsansätze, die je nach Anforderung in Frage kommen. Bei der statischen Systemarchivierung überprüft in fest definierten Intervallen ein Dienst die aktuelle Webseite beziehungsweise definierte Bereiche nach deren Inhalt.

Alle gefundenen Änderungen werden idealerweise indexiert. So können die Inhalte anhand der Metadaten zugeordnet, bewertet und später recherchiert werden. Diese Metadaten und die dazugehörigen Webseiteninhalte – in Original-Datenformat und -struktur – werden in einem Archivsystem gespeichert.

Die andere Variante stellt die transaktionsbasierte Archivierung dar. Dabei speichert das System die Web-Seiten genau so, wie sie dem Nutzer zum Abfragezeitpunkt angezeigt werden. Eine Web-Archivierungslösung, die auf diesem Prinzip basiert, hat ECM-Anbieter Saperion AG (Halle 5, C55, Bitkom-Gemeinschaftsstand) im Angebot.

Dabei wird der gesamte Datenstrom zwischen Webserver und Besucher analysiert und verarbeitet. Materielle Änderungen an Inhalten werden anschließend im ECM-System von Saperion archiviert.

Durch diesen transaktionalen Ansatz kann laut Anbieter eine inhaltliche Lückenlosigkeit und damit eine vollständige Nachvollziehbarkeit der Informationsflüsse gewährleistet werden. Zudem können auch personalisierte Inhalte – wie etwa Webshop-Belege – oder Web-Applikationen aufbewahrt und beispielsweise der jeweiligen Kundenakte zugeordnet werden. Die archivierten Daten lassen sich jederzeit in Originalform systemunabhängig in einem Browser reproduzieren.

Laut Pentadoc ist es vom indiduellen Anforderungsfall abhängig, welches Konzept das richtige für das jeweilige Unternehmen ist. So wird beim statischen Archivierungsansatz sichergestellt, dass alle Informationen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der gesamten Webseite zur Anzeige standen, vollständig gespeichert werden.

Der transkationsbasierte Ansatz sei dagegen unumgänglich, wenn dynamische und für den Augenblick benutzerspezifische Inhalte – etwa eine Fahrzeugkonfiguration im Online-Kalkulator eines Automobilherstellers – nachträglich rekonstruiert werden sollen. In der Praxis dürfte nach Meinung der Berater eine Kombination beider Ansätze zielführend sein. Für jeden Bereich einer Website kann dann das passende Modell gewählt werden.

Die Anbindung an ein ECM-System, in dem auch die übrigen Firmendokumente liegen, ist nicht unbedingt notwendig – aber sinnvoll. Ansonsten wird mit dem Content-Archiv nur ein weiteres Informationssilo im Unternehmen aufgebaut. „Durchgängige Prozesse lassen sich in der Regel effizienter und besser umsetzen, wenn die Daten in möglichst einheitlicher Struktur und Kontext in einem System verwaltet und vorgehalten werden“, heißt es im Pentadoc-Report.

Vorab sollten Firmen zudem klar definieren, welche Informationen überhaupt archiviert werden müssen. Denn wenn es um das Speichern von Online-Inhalten geht, kann schnell ein großes Datenvolumen zusammen kommen.

Markus Strehlitz Journalist in Mannheim

Preis für Content-Projekte

Am 23. Oktober 2012 verleiht das Beratungshaus Pentadoc im Rahmen der DMS EXPO den ECM-Award 2012. Ausgezeichnet werden Lösungen und Projektumsetzungen von ECM-Anwendern und Lösungsanbietern. Der Preis wird dabei in drei Kategorien vergeben: „Innovative Projektumsetzung“ für Anwender-Unternehmen, „ECM-Lösung des Jahres 2012“ und „ECM-Hersteller des Jahres 2012“ für ECM-Lösungsanbieter. Der Award soll dabei helfen, Enterprise Content Management einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich zu machen und den effektiven Nutzen von ECM zu verdeutlichen.

Weitere Infos: www.ecm-award.com

Foren zu ECM und DMS

Auf der DMS EXPO findet eine Reihe von Fachforen rund um die Themen Content- und Dokumentenmanagement statt. Eine Auswahl:

23.10.2012 10:00 bis 10:45 Uhr, Kongressbühne 5.1

„Der Markt für ECM/DMS“, Veranstalter: Barc GmbH

16:00 bis 16:30 Uhr, VOI-Forum 5.2

„Dokumentenverwaltung im Maschinen- und Anlagenbau“, Veranstalter: Procad GmbH & Co. KG / VOI e.V.