Geschäftsprozesse bergen hohe Verbesserungspotenziale

„Spricht man mit Managern über das Thema Prozesseffizienz, so fallen häufig die Begriffe Operational Excellence und Agility“, sagt Guido Schmitz, Vorstand Marketing & Vertrieb beim Frankfurter IT-Beratungshaus Pentadoc (Halle 7, Stand B02). Mit Operational Excellence ist die Industrialisierung von Prozessen, mit Agility deren Flexibilität gemeint. „In den letzten Jahren ist in deutschen Unternehmen erkennbar, dass die Bedeutung der Geschäftsprozessorientierung als Lösungsweg für Unternehmensprobleme immer mehr zunimmt“, so der Experte. „Da die Unternehmen heute auf schwierige Käufermärkte mit anspruchsvollen Kunden treffen, verspricht gerade die effiziente Handhabung der Faktoren Zeit, Qualität und Kosten entscheidende Wettbewerbsvorteile am Markt. Das Prinzip der Kundenorientierung ist hierbei eine zentrale Leitlinie des Geschäftsprozessmanagements und gleichzeitig der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen.“

Geschäftsprozessmanagement – oder auch Business Process Management (BPM) – beschäftigt sich mit der systematischen Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. BPM umfasst dabei das strategische Prozessmanagement ebenso wie den Prozessentwurf, die Prozessimplementierung und das Prozesscontrolling. BPM unterstützt damit den gesamten Lebenszyklus von Prozessen.

Als BPM wird dabei in der Regel das Managementkonzept, das sich mit der weitgehenden Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen befasst, als auch die Software bezeichnet, mit der diese Ziele erreicht werden können. Dabei verbinden BPM-Lösungen Menschen, Prozesse, Applikationen und Informationen. Laut der aktuellen IBM Mittelstandsstudie „Inside the Midmarket – a 2011 Perspective“ planen über drei Viertel des deutschen Mittelstands eine BPM-Lösung zu implementieren.

BPM-Softwarelösungen führen Funktionalitäten anderer Anwendungen zusammen. Dies sind beispielsweise Geschäftsprozessmodellierung, Workflow Management, Enterprise Application Integration (EAI) und Business Intelligence (BI) beziehungsweise Business Activity Monitoring (BAM) oder Corporate Performance Management (CPM). „Genau diese Zusammenführung der Funktionsbereiche macht die Beschaffung einer funktionsübergreifenden BPM-Lösung so schwierig“, stellt Pentadoc-Manager Schmitz klar. „Alles aus einer Hand ist nur schwierig zu finden, da es in der Regel nur Anbieter gibt, welche sich auf einzelne Funktionen spezialisiert.“ Als Beispiel nennt er die klassischen DMS-Anbieter, die auch Workflow-Lösungen anbieten. Die erweiterten Funktionalitäten im Bereich der Geschäftsprozessmodellierung oder im Bereich Business Activity Monitoring werden jedoch häufig nicht angeboten oder nur durch Integration fremder Lösungen möglich.

Eine Verbindung zwischen diesen beiden Welten haben die zwei Berliner Softwareanbieter Signavio GmbH und die Saperion AG (beide Halle 7, Stand E32) geschaffen. Über den „Saperion ECM Process Modeler powered by Signavio“ können dokumentenzentrierte Workflows grafisch modelliert und direkt in der Saperion-Umgebung ausgeführt werden. So kann beispielsweise ein Vieraugenprinzip in der Rechnungsfreigabe einfach umgesetzt werden. Die grafischen Modelle werden mit Signavios Process Editor erstellt und anschließend über das standardisierte Austauschformat in das Enterprise Content Management System von Saperion übertragen, wo diese von der Workflow-Engine ausgeführt werden. Über einen Import von Modellen aus Aris können auch bestehende Prozesslandschaften für eine Ausführung vorbereitet werden.

Signavio ist zum Beispiel bei fünf AOKs das strategische Werkzeug zur Prozesserhebung und Personalbedarfsplanung. Jede der beteiligten AOKs erhebt die eigenen Prozesse und verwaltet die Modelle im eigenen Arbeitsbereich. Modelle und Ordner sind für die beteiligten AOKs freigeschaltet. So können die AOKs voneinander lernen und sich gegenseitig Tipps in der Organisationsentwicklung geben. Prozessmodelle, hinterlegt mit Ausführungshäufigkeiten und Arbeitsaufwänden, bilden die Basis für die detaillierte Berechnung von Personalbedarfen. Excel- Reports werden direkt aus den Prozessmodellen heraus erzeugt. Über ein organisationsübergreifendes Benchmarking können Verbesserungspotenziale schnell erkannt werden. Auch bei der Einführung von IT-Systemen schafft ein gemeinsames prozessbasiertes Vorgehen Synergien. So können die Auswirkungen des neuen SAP-Systems Oscare auf die fachlichen Prozesse untersucht werden.

Auch die Software Tiggs-BPM der Tiggs GmbH, Frankfurt (Halle 7, Stand E32) unterstützt die Vereinfachung und Optimierung von Arbeitsabläufen sowie den Aufbau einer grafischen Prozessdokumentation, die sämtlichen Ablaufstufen gerecht wird und alle entscheidungsrelevanten Informationen enthält – von einzelnen Arbeitsschritten bis hin zu stark verdichteten Abwicklungsebenen. Durch die integrierte Auswertungsfunktion in Echtzeit können darüber hinaus einzelne Prozesse auf ihre Effizienz hin analysiert, Entscheidungen aufgrund einer ganzheitlichen Sicht auf die Abläufe erheblich schneller getroffen und die Arbeitsproduktivität deutlich gesteigert werden.

Dass Fachanwender innerhalb weniger Stunden von der Idee zum lauffähigen Prozess gelangen können – das verspricht die Version 6 der Inubit Suite der Inubit AG, Berlin (Halle 7, Stand E32). Darüber hinaus erweitert der Anbieter die Anwendungsszenarien von BPM deutlich, indem die Software klassische BPM-Funktionalitäten und Anforderungen des integrierten Datenmanagements zusammenführt. „Uns war es wichtig, die Anforderungen der Fachabteilungen zu bedienen. Für uns ist dies eine neue Form von BPM. Anwender können ihre eigenen Ideen intuitiv als Prozess- und Datenmodell designen und sofort per Knopfdruck lauffähig ausführen. Die IT wird nur benötigt, wenn bestehende IT-Systeme in die Anwendung eingebunden werden müssen oder besondere Anforderungen an die Prozessausführung existieren“, sagt Torsten Schmale, CEO von Inubit. Bosch hat jüngst bekannt gegeben, Inubit zu kaufen. Zusammen mit der Regeltechnologie (Business Rules Management) von Bosch Software Innovations verfügt Bosch dann über ein umfassendes Technologieportfolio für das Geschäftsprozessmanagement.

Dass die Konsolidierung auf dem BPM-Markt voranschreitet, zeigt auch das Beispiel der Soreco AG, Schwerzenbach/Schweiz (Halle 7, Stand E32), die vom Luzerner Softwareunternehmen Axon Active übernommen wird. Die BPM-Plattform Xpertivy von Soreco deckt alle BPM-Disziplinen medienbruchfrei ab: vom Prozess-Design über die Prozessausführung und die Integration von Rollen und Systemen bis hin zum Prozesscontrolling. Mithilfe der RIA-Technologie (RIA steht für Rich Internet Applications) sind die mit Xpertivy erstellten Web-Oberflächen nun nicht nur vollständig prozessorientiert, sondern vereinen auch die jeweiligen Vorteile von PC- und Web-Anwendungen. Zum anderen sind sie standortungebunden und lassen sich dynamisch an veränderte oder neue Prozessabläufe anpassen.

Sogar die IT-Größen mischen mittlerweile im BPM-Markt mit. So hat IBM (Halle 5, Stand C61) mit Business Process Manager Express eine Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen auf den Markt gebracht. Mit ihr können Unternehmen Geschäftsprozesse erstellen, abbilden, automatisieren und überwachen. Konkret reduziert BPM Express den Aufwand etwa bei der Erfassung von Daten für Personalsysteme oder automatisiert die Rechnungsstellung. Wie Implementierungen beim Kunden zeigen, kann durch den Einsatz der Software beispielsweise die manuelle Erfassung von Mitarbeiterdaten in Personalsysteme von durchschnittlich neun Stunden auf zehn Minuten reduziert werden. Manuelle Tätigkeiten, die für die Abwicklung von Rechnungen anfallen, macht BPM Express zu 80 % überflüssig.

Sabine Koll Journalistin in Böblingen