Schritt in ein neues Zeitalter: Die Roto Frank AG hat eine elektronische Personalakte eingeführt und stellt manuell aufwendige Bearbeitungsprozesse auf elektronische Work-flows um. Dabei profitiert sie von einer in SAP integrierten Plattformlösung, mit der auch in anderen Unternehmens- bereichen digitale Aktenlösungen eingeführt werden.
Die elektronische Personalakte stand schon länger auf der To-do-Liste der Roto Frank AG. Gegenüber den papiergestützten Abläufen erwartete der HR-Bereich vor allem schnellere und schlankere Prozessabläufe. Aktuell kam eine Forderung der Wirtschaftsprüfer hinzu: weitergehende Schutzmaßnahmen bei den Papierakten gegen Diebstahl und Brand. Der zusätzliche Aufwand für brandsichere Safes und die damit verbundenen umständlichen Abläufe waren die letzten Auslöser für die Einführung einer digitalen Lösung. HR und IT definierten die Anforderungen und wählten eine Lösung aus.
Bei der Auswahl waren die wichtigsten Anforderungen: Benutzerfreundlichkeit, ausreichende Funktionalität, flexible Erweiterbarkeit und Integration in SAP. „ Wir wollten eine Anpassung an unsere betriebliche Realität und einen möglichst großen Spielraum für die Einbindung von Workflows und die Ausweitung auf weitere Standorte“, erläutert Elfriede Graf, Personalleiterin bei Roto Frank.
„Die SAP-Integration war wichtig, um auf Anwenderseite keine Prozessbrüche zu haben. Durch die Verknüpfung mit den Stammdaten im SAP-System entfallen unnötige manuelle Dateneingaben und auch Änderungen sind immer sofort ersichtlich. Die SAP-Oberfläche ist bereits vertraut. Das bekannte „Look and Feel“ erhöht die Akzeptanz der Anwender“, ergänzt Daniel Germani, CIO bei Roto Frank.
Aufgrund dieser Anforderungen kamen nur noch wenige Anbieter in Frage. Den Zuschlag erhielt die fme AG mit der Partner-Lösung „xft personnel file“ der xft GmbH. Die fme AG, ein Spezialist für unternehmensweites Informationsmanagement, berät Unternehmen, die ihre dokumentenbasierten Prozesse mittels elektronischer Systeme effizienter gestalten wollen. xft personnel file ist eine elektronische Personalakte und Vorgangssteuerung für SAP HCM, die bereits bei mehr als 100 Kunden produktiv im Einsatz ist. Sie ist als Add-on von der SAP AG zertifiziert und damit Upgrade-fähig. So werden bei Release-Wechseln Probleme und Folgekosten vermieden.
Ausschlaggebend für die Auswahl der Lösung war die Integrationsmöglichkeit des vorhandenen Archivsystems und die einfache Ausbaufähigkeit der angebotenen xft-Plattformlösung. Bei Bedarf kann diese Plattform um weitere Aktenlösungen in SAP erweitert werden, wie beispielsweise einer Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungsmanagement in der Fertigung. Die Lösung baut auf dem SAP-Standardmodul „NetWeaver Folders Management“ auf, was den Projekt-Umfang reduziert.
„Für den HR-Bereich bestand der größte Aufwand darin, zunächst Struktur und Inhalte der elektronischen Lösung zu definieren. Der Aufwand hat sich gelohnt und war dank der Beratung durch fme erfolgreich“, fasst Elfriede Graf diesen Projektschritt zusammen. Dabei wurden Aktenstrukturen, Dokumenttypen und erwünschte Prozesse festgelegt. Hier konnten zahlreiche Details bereits vom xft-Standard übernommen werden. Die Alt-Daten wurden über einen externen Scan-Service ins System gebracht. Die Einführung der elektronischen Personalakte zeigte sich IT-technisch als leicht abgrenzbarer Bereich mit gut einhaltbaren Projekt-Terminen. Aus Sicht der Leinfelder Roto Frank AG ist die Einführung ohne große Nachkorrekturen komplett wunschgemäß verlaufen.
Die Personalleiterin hebt hervor, dass sich die digitalen Akten einfacher und schneller füllen lassen. Mit der digitalen Lösung können Prozesse wie das Ablegen, das Ausleihen oder das Freigeben von Dokumenten jetzt direkt vom Arbeitsplatz aus gestartet werden. Dabei sind die gewünschten SAP-Objekte aus den Stamm- oder Bewegungsdaten bereits integriert und stets aktuell, ohne den Umweg über Datensynchronisierung und -replikation. Neue Dokumente werden von den Mitarbeitern über einen Abteilungsscanner digitalisiert und aus dem Filesystem direkt per Drag & Drop in die Akte eingefügt. Auch andere Dokumente sowie E-Mails können direkt aus der Windows-Oberfläche in den elektronischen Aktenordner gezogen werden. Bei der Dokumentenarchivierung werden ausschließlich Standard-SAP-Archivschnittstellen genutzt, so dass bereits vorhandene SAP-Archive weiter genutzt werden können.
Auch die Personalsachbearbeitung ist jetzt digital. Das zwangsläufig umständliche und zeitaufwendige Ausleihen einer Papierakte mit manuellem Holen, Suchen im Papier und dem händischen Zurückbringen gehört der Vergangenheit an. Jetzt wird nur noch ein Link verschickt. Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten damit je nach Berechtigung einen gegebenenfalls zeitlich beschränkten Zugriff auf Akten, Aktenregister/-ordner, Dokumente oder verfügbare Funktionen. Eine Benachrichtigung findet per E-Mail sowie über den SAP Business Workplace statt.
Die ersten Erfahrungen in der Praxis bestätigen die gewünschten Effekte: Die Akten sind jetzt immer aktuell und von jedem berechtigten Arbeitsplatz aus erreichbar. Aus Sicht der IT integriert sich die Lösung bestens in die vorhandene Systemlandschaft und wird beim Support wie andere Zusatzmodule in SAP behandelt. Die Compliance-Anforderungen der Wirtschaftsprüfer werden erfüllt und alle elektronischen Zugriffe sind jederzeit nachvollziehbar protokolliert. Das System erinnert an Fristen, etwa zum Löschen von Abmahnungen. Die Bearbeiter können aus dem laufenden SAP-System unmittelbar in die Personalakte springen und wieder zurück in die Stammdatenverwaltung. Außerdem lassen sich bei der Aktenbearbeitung die vorhandenen Dokumente durch einen integrierten Dokumentenviewer sofort ansehen.
Besonders bei den früher manuell aufwendigen Prozessen kann der HR-Bereich jetzt Zeit und Kosten sparen. Das Vorbereiten und Versenden sehr vieler Dokumente über die Post, die Ablage der Papierunterlagen und die tägliche Einsicht in zentral abgelegte Papierakten binden viele Ressourcen. Dieser Aufwand wird sich erheblich verringern und gleichzeitig kann die Durchlaufzeit nachhaltig verkürzt werden. Nach der Einführung der elektronischen Personalakte am Headquarter werden im nächsten Schritt weitere Standorte einbezogen und die Zahl der digitalen Akten auf 1700 vergrößert. Schritt für Schritt werden weitere Prozesse mit elektronischen Workflows hinterlegt und Freigabeprozesse nach dem Vier-Augen-Prinzip abgebildet.
Martin Ortgies Fachjournalist in Königslutter
xft-Plattform am Beispiel der elektronischen Personalakte
Akten- und Dokumentfunktionen
- Frei definierbare Aktenstrukturen
- Flexibel definierbarer Aktenkopf, etwa aus den Mitarbeiterstammdaten
- Konfigurierbares Aktenprotokoll
- Fortlaufende Aktennotiz
- Suchfunktionen
- Sequentielle Blätterfunktion für Dokumente in der Akte
- Navigationshilfe in der Akte (Previews)
- Automatische Überwachung des Aktenbestandes pro Dokumentart
SAP-Integration
- Vollständige SAP-HCM-Integration
- Integrierter Zugriff (Absprung aus HCM-Transaktionen, Verwendung von Standard-F4-Hilfen)
- Integrierte Berechtigungsprüfung (SAP-Benutzerrolle / HR-Infotypen / strukt. Berechtigung)
- Integrierte Datenhaltung (keine Redundanz, keine zusätzlichen Schnittstellen)
- SAP GUI sowie Webansicht, zum Beispiel für ESS/MSS Szenarien
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