Wo früher Erfüllungsgehilfen der Entwicklung und Produktion saßen, sind heute Allround-Genies gefragt: Einkäufer müssen Strategen, Finanzprofis, Globalisierungsexperten und Prozessmanager in einem sein. Nur mit dieser Mehrfachqualifikation kann ein moderner Einkauf funktionieren.
„Nie zuvor waren die Märkte so nervös und unkalkulierbar“, meint Dr. Holger Hildebrandt, Hauptgeschäftsführer Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) e.V. Zwar weisen die wichtigsten Konjunkturindikatoren nach oben und die Auftragsbücher der meisten Unternehmen sind gut gefüllt, aber die Volatilität macht die Beschaffung nicht gerade leichter: „Die Einkäufer müssen ihre Strategien gründlich überdenken.“ Das bringt eine ganze Reihe neuer Aufgaben mit sich. „Es reicht heute nicht mehr aus, bei einem bestimmten Preis, zu dem man früher Rohstoffe eingekauft hat, erneut zu ordern und abzuwarten, wenn die Notierungen steigen.“
Einkäufer müssen sich in Zukunft auch auf den Finanzmärkten auskennen: „Spekulative Fondsgesellschaften und Investmentbanken verzerren die Preise“, betont Hildebrandt. Um deren Marktverhalten richtig einschätzen zu können, eignen sich immer mehr Einkäufer finanztechnisches Know-how an. „Beim Rohstoffeinkauf ist Hedging zur Absicherung bestehender Preisrisiken unerlässlich und gehört zum normalen Instrument des modernen Einkäufers.“ Sogar kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nutzen diesen Hebel. Die wachsende Unberechenbarkeit der Finanz- und Rohstoffmärkte zwingt den Einkäufer, nicht nur das operative Tagesgeschäft im Auge zu behalten. „Er muss auch seine langfristigen Beschaffungsstrategien überprüfen und anpassen“, rät Hildebrandt. Dazu gehöre die Sicherstellung einer lückenlosen Rohstoffversorgung. „Soll die Supply Chain nicht abreißen, muss der Einkäufer die Markt- und Preisentwicklungen in den verschiedenen Rohstoffsegmenten genau kennen.“
Auch die Eurokrise wirkt sich auf den Einkauf aus: „In Ländern wie Griechenland, Spanien oder Portugal haben die Sparmaßnahmen zu einer Investitions- und Konsumzurückhaltung geführt“, so Hildebrandt, „die Gefahr, dass die Staatsschulden- und Finanzkrise auf die Realwirtschaft überschwappt, ist noch nicht gebannt.“ Die Eurokrise heize zudem die Inflation weiter an und belaste den industriellen Einkauf. Die Folge: „Sowohl die Einkaufs- als auch die Verkaufspreise gehen weiter nach oben.“
So wird der Einkäufer zum Risikomanager: „Die Japan-Krise zum Beispiel hat die Einkäufer vor große Probleme gestellt.“ Trotzdem steht Asien – allen voran China und Indien – weiter hoch im Kurs. Die Verringerung der Fertigungstiefe in Deutschland und die zunehmende Verlagerung der Produktionsstandorte in die Emerging Markets erfordern eine größere Zahl qualifizierter Einkäufer, die neue Kontakte zu globalen Suppliern herstellen und internationale Partnerschaften koordinieren.
Um die Beschaffungskosten überschaubar zu halten, muss sich der Einkauf etwas einfallen lassen. Eine Möglichkeit sind Ausschreibungen: „Der Erfolg stellt sich aber nur ein, wenn Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen, technischen Möglichkeiten sowie der Ausschreibungs- und Auswahlverfahren vorhanden sind“, so Hildebrandt, „Angebotsverfahren, E-Börsen und E-Auktionen erfordern eine systematische Vorgehensweise.“
Gerade bei den juristischen Fragen lauern Gefahren. Deshalb bietet Prego Services, ein IT-Dienstleister für die Optimierung und Automatisierung operativer Geschäftsprozesse, eine elektronische Lösung für alle VOL-, VOB- und EU-Verfahren an. Die Plattform unterstützt Einkäufer bei jedem Prozessschritt – von der internen Vorbereitung bis zum Zuschlag. Per Mausklick können Nutzer einen Preisvergleich durchführen – mit Bestpreisen und Abweichungen. „Ausschreibungssysteme sind meist kompliziert“, sagt Produktexperte Marcel Wendt, „wir wollten kein IT-Monster schaffen, sondern eine leicht zu bedienende Lösung.“ Das gilt für den gesamten Prozess: Einkäufer können rechtskonform Vergaben anlegen, dann werden potenzielle Bieter elektronisch zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. „Sind Offerten eingegangen, wird ein Preisspiegel erstellt und eventuell eine Nachverhandlung in die Wege geleitet“, so Wendt. Der Vorteil bei dieser Lösung: Alle Daten stehen sofort digital bereit. Um die Anbindung an bestehende ERP-Systeme zu erleichtern, können SAP-Daten – zum Beispiel Lieferantendaten oder Bestellanforderungen – in den Ausschreibungsmanager übernommen werden.
Ein großes Potenzial liegt aber noch brach: der Lieferant als Partner. Wer sich in der Rolle als „König Kunde“ wohlfühlt und Dienstleister als Handlanger betrachtet, wird weniger Erfolg haben. „Die Kooperation zwischen Unternehmen und Lieferanten verstärkt sich – nicht nur im Bereich Beschaffung, sondern auch in der Produktion und im Finanzwesen“, sagt Carsten Knebel, verantwortlich für den Bereich Procurement bei Basware, einem Anbieter von automatisierten Purchase-to-Pay-Prozessen. Je geringer die Fertigungstiefe, desto größer die Abhängigkeit: „Das ist vor allem bei Systemlieferanten der Fall.“
Eine Kooperation auf Augenhöhe bedeutet für ihn zuallererst eine gute Zahlungsmoral: „Die könnte viele Insolvenzen verhindern“, meint er. Verspätete Zahlungen sind oft keine Absicht, aber Medienbrüche in den Prozessen verzögern alles. „Eine automatisierte Beschaffung wäre schon ein wichtiger Schritt.“ Auch der Kunde hat nichts davon, wenn sein Dienstleister vom Markt verschwindet.
Ein zweiter Bereich, in dem Respekt gegenüber dem Dienstleister auch dem Kunden etwas bringt, ist die Einbindung in die Supply Chain. Knebel rät allen Einkäufern, von der Automobilindustrie zu lernen und Lieferanten bereits in die Produktentstehung zu integrieren. „Dann können sie sich frühzeitig auf den Bedarf einstellen“, so Knebel. Wenn der Lieferant weiß, worauf der Kunde Wert legt und was das Produkt später können soll, kann er mitentscheiden, ob es 1A-Ware sein muss, die 20 Jahre halten soll, oder ob auch günstigere B-Ware in Frage kommt. So lassen sich Einsparungen ganz ohne Preisverhandlungen verwirklichen.
Mehr Infos unter: www.prego-services.de
Kirsten Seegmüller Freie Journalistin in Leinfelden
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