Im Juli 2012 hat das Bundesfinanzministerium die letzten Details zum elektronischen Rechnungsversand geklärt. Damit ist der Weg frei für den elektronischen Versand von Rechnungen, der auch kleinen und mittleren Unternehmen Geld spart.
Europaweit könnten insgesamt mindestens 40 Mrd. Euro jährlich eingespart werden, wenn in der Verwaltung und in anderen öffentlichen Einrichtungen die Umstellung auf elektronischen Geschäftsverkehr und elektronische Rechnungsstellung stärker gefördert würde. Allein in Deutschland belaufen sich die möglichen Einsparungen auf 6,5 Mrd. Euro, so eine Studie von Billentis, die im Auftrag der Ricoh Deutschland GmbH, Hannover (Halle 5, Stand E 54) entstanden ist.
Nach Angaben des IT-Branchenverbands Bitkom e.V., Berlin (Halle 5, Stand C55) versendet in Deutschland nur jedes vierte Unternehmen Rechnungen über das Internet, wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes im Frühjahr 2011 ergab. Der Grund dafür ist laut Bitkom, dass der elektronische Rechnungsversand erst im Juli 2011 wesentlich vereinfacht wurde. Zuvor mussten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, elektronische Rechnungen signiert oder über ein elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) verschickt werden.
Anfang Juli dieses Jahres klärte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben die letzten Details zum elektronischen Rechnungsversand. Durch die neue Regelung ist der elektronische Versand von Rechnungen auch für viele kleine und mittlere Unternehmen attraktiv geworden. Sie profitieren von den Vorteilen der neuen Lösung wie dem Entfallen von Druck- und Portokosten – ohne in elektronische Signaturen oder Datenaustauschverfahren investieren zu müssen. Zu beachten ist dabei laut Bitkom:
Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln: Ob eine Rechnung auf Papier oder per E-Mail verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage unerheblich. Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen. Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es nicht.
Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts, also Authentizität und Integrität, sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens.
Pflichtangaben müssen lesbar sein: Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein, also etwa Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Ausstellungsdatum sowie Art und Umfang der erbrachten Leistung. Zudem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer.
Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen sie jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Daher muss die Rechnung in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde. Zudem muss während der Aufbewahrungsfrist auch die Lesbarkeit sichergestellt sein. Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist hingegen nicht zulässig.
Dokumentationspflichten: Für elektronische Rechnungen ergeben sich keine erhöhten Dokumentationspflichten. Es gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
Nach Ansicht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young GmbH, Stuttgart, erfordert die Umstellung auf die elektronische Rechnung allerdings Prozessanpassungen und die Einführung entsprechender Software. Bei der Softwareauswahl sind demnach folgende Punkte zu beachten: Die rechtlichen und gesetzliche Anforderungen in den relevanten Ländern, die IT-Landschaft im Unternehmen sowie Umfang und Art der Rechnungsstellung von den Geschäftspartnern und an die Kunden.
Auf der IT & Business sowie der DMS EXPO präsentieren eine Reihe von Unternehmen Software für die elektronische Rechnungsstellung. Dazu gehören neben Ricoh unter anderem: Comarch Software und Beratung AG, München (Halle 3, Stand B31), Itelligence AG, Bielefeld (Halle 3, Stand B29), Tieto Deutschland GmbH, München (Halle 5, Stand B72) und Xyzmo Software GmbH, Ansfelden/ Österreich (Halle 5, Stand C 53).
Sabine Koll Journalistin in Böblingen
Drei auf einen Streich
Forum zum elektronischen Rechnungsaustausch
Der elektronische Rechnungsaustausch steht am Vormittag des 23.10.2012 im Mittelpunkt eines Vortragsblocks im Bitkom ECM Forum 5.3 in Halle 5 auf der DMS EXPO. Um 10 Uhr geht es los mit einem Vortrag von Stefan Groß, Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner. zu den steuerlichen Erleichterungen durch Gesetzgeber und Finanzverwaltung. Im Anschluss berichtet Gerhard Schmidt, Geschäftsführer Compario Media-Edition-Consult, über die Bitkom-Initiative für einen nationalen Rechnungsdatenstandard: Die größten Effizienzgewinne im empfangenden Unternehmen bieten elektronische Rechnungen demnach, wenn sie als strukturierter Datensatz ankommen. Dies hat die Bitkom-Initiative „Faktura Base“ als Erfolgsfaktor identifiziert. Über künftige Szenarien und praktische Umsetzungen berichtet zum Abschluss Bernd Wild, Geschäftsführer von Intarsys consulting. Anhand von Umsetzungsbeispielen erläutert er anschaulich den Einsatz des neuen Standards in Rechnungserstellung, dem Rechnungsaustausch und der Archivierung .
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